【要領のいい人が最初に考えること】感想・レビュー

はじめまして、はるパパです。
さて本日は、
コチラの本をご紹介します。
・仕事が遅い
・毎日時間が足りない
・なぜか仕事が終わらない
そんな悩みを抱えていませんか?
・朝から晩まで働いている
・予定もびっしり入っている
・仕事が次から次へとやってくる
仕事は減らないどころか、
忙しくなるほど仕事が増えていく。
実は、
仕事の速さを決めるのは、
能力だけではありません。

・探す
・考える
・迷う
・やり直す
・抱え込む
こうした小さな無駄が、
毎日の時間を少しずつ奪っています。
一つひとつは、
ほんの数分。
でも、
その数分が積み重なると、
1日では大きな差になります。

では、
どうすれば小さな無駄を減らせるか?
コチラの本が参考になります。
小さなムダが多い人は、
・探す
・考える
・迷う
・やり直す
・抱え込む
ここに無駄が潜んでいることに、
そもそも気づいていない。
だから、
無題の解消という発想にならず、
毎日の時間が奪われていく。
・無駄を認識する
・無駄の解決法を知る
・無駄の解決法を実践する
これをやらない限り、
今の状況から脱せないのです。

・仕事に追われる毎日から抜け出したい
・もっと効率よく働きたい
・頑張っているのに成果につながらない
そんな方には、
きっとヒントになるはずです。
仕事を速くする前に、
仕事そのものをラクにする。
その具体的な方法を知りたい方は、
ぜひ本書をご覧ください。

それでは本書の感想・レビュー、
ブログで紹介します。
皆様の参考になれば幸いです。
第1章:どうせ動くなら「一石三鳥」を狙おう
第1章で参考になると思った箇所、
コチラです。
・仕事の導線を整えておくと、時間の浪費を防げる
<3つの導線>
①環境の導線
②道具の導線
③ルールの導線
<例>
①職場の机の整理
②テンプレート、定型文、チェックリスト用意
③判断基準の整理
①~③は、
すべて仕事の環境整備です。
仕事が遅い人は、
能力が低いとは限りません。
実は、
・探す
・考える
・迷う
この3つに、
時間を取られているだけかもしれません。

まずは①、
環境の導線です。
机を見るだけで、
その人の仕事ぶりがわかる。
・書類が山積み
・机の中が書類でギッシリ
・机の下にモノが散乱
これでは、
モノを探すだけで時間がかかります。
「どこに置いたっけ?」
この時間が、
積み重なると大きなロスになります。
だから、
机はできるだけシンプルにする。
・不要なモノは処分
・必要な書類はスキャンしてPC保存
・私物は置かない
これだけでも、
かなりスッキリします。
書類をデータ化しておけば、
検索するだけ。
仕事を速くするなら、
まずは探す時間をなくす。

次に②、
道具の導線です。
ここで活用したいのが、
AIです。
・テンプレート
・定型文
・チェックリスト
こうしたものを、
自分でゼロから作るのは面倒です。
そこで、
AIに依頼する。
たとえば、
・営業メールの定型文を作って
・業務用のチェックリストを作って
・この作業のテンプレートを作って
自分でネット検索して、
使えそうなものを探すより、
圧倒的に早い。
一度作ってしまえば、
あとは繰り返し使うだけ。
つまり、
AIを使って仕組みを作れば、
その後の仕事がラクになります。

最後は③、
ルールの導線です。
仕事では、
・この場合はどうする?
・どちらを選べばいい?
・誰に確認すればいい?
といった、
小さな判断が大量に発生します。
だからこそ、
判断基準を決めておく。
ここでも、
AIが使えます。
・過去の判断事例をAIに整理させる
・ゼロから判断基準を作らせる
判断基準が明確になれば、
毎回ゼロから考える必要がありません。
誰が担当しても、
一定のルールで仕事を進められる。
結果として、
チーム全体の時短につながります。
第2章:「逃げ道」を確保すれば9割成功できる
第2章で参考になると思った箇所、
コチラです。
・「せっかくここまで来たんだから」の罠を避ける
<ポイント>
・人が苦しむのは、間違った努力をやめられないから
・要領がいい人は、感情が動く前に撤退ラインを数値で決めている
・撤退の一つ前に注意ラインがあると「まだ大丈夫」の思い込みラインを防げる
本書では、
サンクコストの罠と書かれています。
サンクコストとは、
埋没費用のこと。
すでに使ってしまい、
もう回収できないコストです。
ここまでやったんだから元を取らないと、
と考えてしまうのは一番ダメ。
その結果、
さらに時間やお金を投入する。
気づけば、
やめるにやめられない。
これが、
サンクコストの罠です。

たとえば、
個人ビジネス。
・ここまでお金をかけた
・ここまで時間を使った
・もう少し続ければ結果が出るかも
そう考えて、
ズルズル続けてしまう。
でも、
過去に使ったお金や時間は戻らない。
だからこそ、
事前に撤退ラインを決めておく。
感情が動く前に、
数字でルールを決めておくのです。
さらに重要なのが、
注意ライン。
いきなり撤退ではありません。
そろそろ危ない、
という段階を一つ手前に設定しておく。
これなら、
まだ大丈夫という思い込みを防げます。
注意ラインに入ったら、
・原因を確認する
・改善を行う
・改善できなければ撤退する
この流れを作っておけば、
感情に流されにくくなります。

では、
具体的にどんな数字を設定するのか。
個人ビジネスなら、
たとえばこんな基準です。
・ビジネス口座の資金が一定額を下回る
・時給換算が地域の最低賃金を下回る
・在庫が3か月経っても売れ残る
これだけで、
判断がかなりラクになります。
最初は小さな赤字でも、
ズルズル続ければ損失は膨らみます。
最悪の場合、
事業そのものを続けられなくなる。
だからこそ、
逃げ道を先に作っておく。
むしろ、
逃げ道は大失敗を防ぐための戦略ですね。
第3章:最高と最悪を想定しておくだけでいい
第3章で参考になると思った箇所、
コチラです。
・仕事は、放置すればするほど複雑化し、重くなる
<ポイント>
①仕事量は、与えられた時間分だけ膨張する
②60%の完成度で動き出すスピード感が、実は最悪を未然に潰す最大の武器
③早く動けば相談もでき、軌道修正も早い
まず①。
本書のメールの例が、
とてもわかりやすい。
メールは、
すぐ返信すれば1分で終わる。
ところが、
「あとで返信しよう」
と放置する。
すると、
・半日後に状況が変わる
・関係者が増える
・確認事項が増える
最初は1分だった仕事が、
何十分もかかる仕事になる。
これ、
仕事でよくありますよね。
だからこそ、
すぐ終わる仕事はすぐ終わらせる。

そして②③。
ここで重要なのが、
100%を目指しすぎないこと。
仕事が遅い人ほど、
完璧に仕上げてから提出しようとする。
でも、
これが危険です。
なぜなら、
自分にとっての100%と、
相手にとっての100%は違うから。
たとえば、
上司のチェックが入る仕事。
自分では100%でも、
・方向性が違う
・ここを変えて
・この部分は不要
と言われることがあります。
そうなれば、
せっかく時間をかけた仕事を、
大幅に修正することになります。

最悪なのは、
ほぼ全部やり直し。
これほど、
時間のムダはありません。
だからこそ、
60%で一度見てもらう。
もし間違っていれば、
すぐに軌道修正できます。
合っていれば、
そのまま完成度を高めればいい。
つまり、
60%で動くことは、
手戻りを防ぐための戦略です。
最高の結果を目指すだけではなく、
最悪の事態を避ける。
要領の良い人は、
この両方を考えていますね。
第4章:ラクする仕組みを考えておくとマジでラク
第4章で参考になると思った箇所、
コチラです。
・人に教えられない人が、最も要領が悪い人だ
<ポイント>
・「面倒でも教える」行為ほど、自分をラクにしてくれる
・人を育てるとは、あなたの時間を増やすための仕組みづくり
・要領よく働く人は、「自分以外の人が早く動けるようにしている人」
・自分がやった方が早い
・自分がやった方が正確
そう考えて、
仕事を抱え込んでいませんか?
実はこれ、
長期的にはかなり非効率です。
教えない人ほど、
自分の仕事が増えていきます。
部下に仕事を任せられないと、
・自分でやる
・また仕事が増える
・さらに自分で抱え込む
特に最近は、
プレイングマネジャーが増えています。
でも、
プレイヤーの割合が高くなりすぎると、
組織には弊害が出ます。
・部下を育てられない
・上司自身の仕事が回らない
・組織全体の生産性が落ちる
これでは、
誰も得をしません。
だからこそ、
教える。
教えるのに時間がかかっても、
次から部下が自分でできる。
さらに、
その部下が別の人に教えれば、
組織全体の時間が増えていきます。
つまり、
教える時間は未来への投資です。

ただし、
何でも部下に任せればいい、
という話ではありません。
ここは重要です。
自分でもできるけれど、
部下を育てるために任せる。
この姿勢が大切です。
自分ができない仕事を、
ただ部下に押しつける。
これでは、
・丸投げだと思われる
・トラブル時にフォローできない
・上司としての信頼を失う
これでは、
部下もついてきません。
だからこそ、
まず自分が仕事を理解する。
そのうえで、
・部下に任せる
・失敗したらフォローする
・わからなければ教える
これを繰り返していくと、
少しずつ部下が自走できるようになる。
すると、
・上司はラクになる
・部下も成長する
・組織の生産性も上がる
要領よく働く人は、
自分だけが速く仕事をする人ではない。
自分以外の人も、
早く動けるようにする人です。
第5章:スケジュールに空白を作れば対処できる
第5章で参考になると思った箇所、
コチラです。
・予定は7割埋まっていれば十分と考える
<ポイント>
・残りの3割が仕事の質を決めている
・予定の3割は突発対応のためにバッファーを持つ
・空白はパフォーマンスを最大化するための資源
スケジュールが、
びっしり埋まっている。
一見すると、
めちゃくちゃシゴデキに見えます。
でも、
実はそうとも限りません。
なぜなら、
予定を詰め込みすぎると、
突発事項に対応できないからです。
たとえば、
1日中会議で埋まっている上司。
その日に、
急なトラブルが発生したらどうなるか?
・相談できない
・判断が進まない
・仕事が止まる
組織全体では仕事が滞ってしまう。
これでは健全な組織とは言えません。
だからこそ、
スケジュールには空白が必要です。
本書では、
「7割埋まっていれば十分」
としています。
残りの3割は、
突発対応のためのバッファー。
予定外の仕事が入っても、
対応できる余裕を残しておく。
この空白が、
仕事の質を守ってくれます。

「仕事が多すぎて空白なんて作れない」
そういう人もいるでしょう。
でも、
その場合は別の問題があります。
そもそも、
仕事を詰め込みすぎている。
つまり、
仕事のやり方そのものを、
見直す必要があります。
仕事を減らすときに、
意識したいのが、
①無くす
②減らす
③変える
①→②→③の順に見直すと、
かなりの時間を生み出せます。
空白は、
サボる時間ではありません。
仕事の質を高める時間です。
その余白こそが、
忙しい毎日を乗り切るための、
保険になります。
今回ご紹介した、
「無くす・減らす・変える」について。
コチラの本にも詳しく書かれています。
仕事を効率化したい方は、
ぜひチェックしてみてください。
第6章:予定が崩れる前提でプランB&Cを考える
第6章で参考になると思った箇所、
コチラです。
・自分を高く評価しない
<ポイント>
・「自信を持つこと」と「計画を楽観すること」は別物
・要領の悪い人は、楽観的な計画→できないで諦める
・要領のいい人は、悲観的な計画→崩れても前に進む仕組みを用意している
ここで本書に出てくるのが、
プランA・B・Cです。
・プランA:ベストケース
・プランB:ミドルケース
・プランC:ワーストケース
つまり、
最初から3パターンを考えておく。
仕事では、
いつでも予定通りに進むとは限りません。
むしろ、
予定通りに進まないことの方が多い。
それなのに、
プランAしか考えていない。
これでは、
仕事が止まります。
だからこそ、
最初からBを用意しておく。
Aがダメだったら、
Bに切り替える。
Aがうまくいけば、
Bは検討だけで終了。
これでいいのです。

私自身の経験からしても、
Bを実行しない方がいい。
BはAと比べると、
どうしても見劣りします。
Aが理想的な企画なら、
Bは妥協案になりやすい。
企画を考えた本人としては、
「本当にやるの?」と思ってしまう。
でも、
会社という組織では事情が違います。
会社にとって重要なのは、
「予定より小さくても前に進めるか」
だから、
AがダメならB。
Bでも難しければ、
C。
どんな状況でも、
前に進める選択肢を残しておく。

そして、
Bもダメだった場合に登場するのが、
プランCです。
私自身、
過去にCを検討したとき、
「これ、本当に意味あるの?」
と何度も思いました。
でも、
「それでも一歩進めよう」
という会社の判断なら、
やるしかありません。
もちろん、
自分で判断できる仕事なら、
Cをやらない選択肢もあります。
でも、
会社員として働いている以上、
すべてを自分で決められない。
会社の方針が決まれば、
その中で最善を尽くす。
これも、
仕事ですね。
第7章:焦りや怒りで動かないために感情を整える
第7章で参考になると思った箇所、
コチラです。
・焦った時は急がず、複数のタスクを抱えない
<ポイント>
・焦りが発生する環境では、ミスが起きやすくなる
・焦りが強くなると「注意のトンネル化」が起きる
・要領のいい人ほど、焦ったときはゆっくり一つずつ片付けていく
焦りがミスを生む。
これは、
仕事だけの話ではありません。
子どものテストでも、
よくあります。
・計算ミス
・書き損じ
・条件の見落とし
「時間がない!」
そう思った瞬間、
どんどん焦っていく。
そして、
焦れば焦るほど、
目の前の問題しか見えなくなる。
これが、
注意のトンネル化です。
だから私は、
子どもにこう伝えています。
・全部解かなくていい
・解ける問題を確実に解く
・少しスピードを落としてもいい
テストは、
満点を取る必要はありません。
7~8割取れれば、
十分なケースもあります。
受験は、
満点を競う試験ではありません。
合格点を取ればいい。
だからこそ、
焦る必要はありません。

これは、
仕事でも同じです。
急いで仕事をすると、
焦りからミスが生まれやすくなります。
・メールの誤送信
・確認漏れ
・数字の入力ミス
焦っているときほど、
普段ならしないようなミスが起きる。
だから、
仕事を一気に終わらせようとしない。
まず一つに絞る。
そして、
一つずつ確実に終わらせる。
もし、
どうしても期限に間に合わないなら、
抱え込まないこと。
①早めに報告する
②期限の延長を相談する

特に②は、
意外と有効です。
「このままだと間に合わないので、
○日まで延長できませんか?」
と早めに相談する。
その方が、
相手も対応しやすい。
意外と、
延長に応じてもらえることもあります。
仕事ができる人は、
いつでも速い人ではありません。
焦ったときに、
あえてスピードを落とせる人です。
複数の仕事を抱え込まず、
一つずつ片付ける。
間に合わないなら、
早めに相談する。
そして、
ミスを防ぐ。
焦ってアクセルを踏むのではなく、
落ち着いて一つずつ進める。
それが結果的に、
一番早く仕事を終わらせる方法です。
期限を延ばす件については、
コチラの本に詳しく書かれています。
つい仕事でミスをしてしまう方は、
ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
各章で参考になると思った箇所、
まとめました。
第1章:どうせ動くなら「一石三鳥」を狙おう
・仕事の導線を整えておくと、時間の浪費を防げる
<3つの導線>
①環境の導線
②道具の導線
③ルールの導線
<例>
①職場の机の整理
②テンプレート、定型文、チェックリスト用意
③判断基準の整理
第2章:「逃げ道」を確保すれば9割成功できる
・「せっかくここまで来たんだから」の罠を避ける
<ポイント>
・人が苦しむのは、間違った努力をやめられないから
・要領がいい人は、感情が動く前に撤退ラインを数値で決めている
・撤退の一つ前に注意ラインがあると「まだ大丈夫」の思い込みラインを防げる
第3章:最高と最悪を想定しておくだけでいい
・仕事は、放置すればするほど複雑化し、重くなる
<ポイント>
①仕事量は、与えられた時間分だけ膨張する
②60%の完成度で動き出すスピード感が、実は最悪を未然に潰す最大の武器
③早く動けば相談もでき、軌道修正も早い
第4章:ラクする仕組みを考えておくとマジでラク
・人に教えられない人が、最も要領が悪い人だ
<ポイント>
・「面倒でも教える」行為ほど、自分をラクにしてくれる
・人を育てるとは、あなたの時間を増やすための仕組みづくり
・要領よく働く人は、「自分以外の人が早く動けるようにしている人」
第5章:スケジュールに空白を作れば対処できる
・予定は7割埋まっていれば十分と考える
<ポイント>
・残りの3割が仕事の質を決めている
・予定の3割は突発対応のためにバッファーを持つ
・空白はパフォーマンスを最大化するための資源
第6章:予定が崩れる前提でプランB&Cを考える
・自分を高く評価しない
<ポイント>
・「自信を持つこと」と「計画を楽観すること」は別物
・要領の悪い人は、楽観的な計画→できないで諦める
・要領のいい人は、悲観的な計画→崩れても前に進む仕組みを用意している
第7章:焦りや怒りで動かないために感情を整える
・焦った時は急がず、複数のタスクを抱えない
<ポイント>
・焦りが発生する環境では、ミスが起きやすくなる
・焦りが強くなると「注意のトンネル化」が起きる
・要領のいい人ほど、焦ったときはゆっくり一つずつ片付けていく
まとめ
・仕事が遅い
・時間が足りない
・仕事に追われている
そんな状態になると、
もっと頑張らなければと考えがち。
でも、
必要なのは頑張ることではない。
どうすれば、
もっとラクに進められるか?
ここを考えることが、
仕事を効率化する第一歩です。

仕事では、
「探す」「考える」「迷う」時間が、
意外なほど積み重なっています。
だからこそ、
・机を整理する
・書類をデータ化する
・テンプレートを作る
・チェックリストを用意する
・判断基準を決める
一度仕組みを作ってしまえば、
次からは迷わなくていい。
しかも、
今はAIがあります。
AIを使えば、
短時間で作れます。
AIを使いこなせば、
毎日の仕事が変わります。

もう一つ大切なのが、
やめる基準を決めておくこと。
人は、
時間やお金を使ったものほど、
続けたくなります。
でも、
過去に使った時間やお金は、
戻ってきません。
だから、
注意ラインと撤退ラインを先に決める。
感情が動く前に、
数字で判断できるようにする。
これだけで、
ズルズル続けるリスクを減らせます。

完璧主義も仕事を遅くする原因です。
100%で見せるのではなく、
60%程度で一度確認する。
方向性が違えば、
早い段階で修正できる。
合っていれば、
そこから完成度を上げればいい。
早く動くことは、
手戻りを減らすための立派な戦略です。

「自分でやった方が早い」
そう思って仕事を抱え込むと、
いつまで経っても自分が忙しいままです。
・教える
・任せる
・育てる
最初は時間がかかっても、
教えた人が仕事をできるようになれば。
未来の自分の時間が、
増えていきます。

スケジュールも、
工夫の余地があります。
予定を100%埋めるのではなく、
あえて空白を残す。
・突発的な仕事
・トラブル対応
・急な相談
こうした予定外に対応できる余白が、
仕事の質を守ってくれます。

予定通りに進むと考えすぎないこと。
これも重要です。
うまくいくプランAだけではなく、
現実的なプランB、
最悪のプランCまで考えておく。
AがダメならB。
Bが難しければC。
どんな状況でも、
前に進める道を残しておく。

要領のいい人は、
・探さない
・迷わない
・抱え込まない
・無理をしない
・やり直さない
そのための仕組みを、
仕事が始まる前に作っている人です。
もしあなたも、
・もっと仕事をラクにしたい
・時間に追われる毎日から抜け出したい
・頑張っているのに成果が出ない
そう感じているなら、
ぜひ本書をご覧ください。
・ムダを減らす
・失敗を防ぐ
・時間を生み出す
そのために、
何を考えるべきかが学べる一冊です。
本書のお値段は1,760円、
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この記事を書いたのは・・・
はるパパ
- 小学6年生のパパ
- 子どもの教育(世界一厳しいパパ塾?)、ブロガー、投資家
- 投資の悪いイメージを払拭したい(難しい、怪しい、損する)



